Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto

Colombia. Archivo General de la Nación (1994, 29 de Junio) Acuerdo 07 del 29 de Junio de 1994, Reglamento General de Archivos.